# Plan de incorporación: ejemplo y registros Un procedimiento de incorporación o inducción de personal explica cómo preparar, recibir, formar y acompañar a una persona nueva. Su lista indica quién hace cada tarea, cuándo se necesita y qué permite darla por terminada. Una bienvenida, un cuestionario y una práctica observada aportan evidencias diferentes. El ejemplo trata de un coordinador de servicio al cliente que aprende un traspaso administrativo de cuenta. Todos los nombres, referencias, observaciones y decisiones son ficticios: sirven para enseñar, no son evaluaciones de empleados ni resultados de clientes. Adapta la secuencia al puesto y a los procesos de personal aprobados. Esta guía aborda el aprendizaje operativo, no todos los requisitos de contratación o de la normativa aplicable. ## Define el resultado y las personas responsables - **Procedimiento:** ONB-001 · Incorporación de un coordinador de servicio al cliente · versión 1.0 - **Responsable de mantenimiento:** Gerente de servicio al cliente - **Condición de inicio:** Puesto, condiciones de llegada, gerente y aprobaciones de acceso necesarias confirmados. - **Condición de cierre:** El gerente revisa las prácticas acordadas, resuelve o asigna pendientes y registra la siguiente responsabilidad con apoyo. - **Instrucciones relacionadas:** HND-014 · Traspaso administrativo de cliente · versión 1.2, utilizada en la práctica ficticia de esta página. ### Asigna una persona a cada responsabilidad - **Gerente:** Mantiene el plan, fija las comprobaciones y registra la decisión sobre la preparación. - **Administrador de accesos:** Tramita solicitudes autorizadas y ayuda a comprobar solo los accesos necesarios para el puesto. - **Responsable del procedimiento:** Mantiene instrucciones aprobadas y aclara pasos o excepciones. - **Instructor o compañero de apoyo:** Demuestra la tarea, observa la práctica y registra comentarios concretos. - **Participante:** Encuentra instrucciones, practica, pregunta e identifica el trabajo pendiente. ## Prepara una lista desde la llegada hasta la revisión Los plazos son orientativos. Acuerda fechas, personas y apoyo antes de asignar el trabajo. Si falta un requisito, registra el pendiente, quién lo resuelve y cuándo comprobarlo de nuevo. Ajusta el plan sin marcar una tarea incompleta como terminada. ### Antes de la llegada · preparar el plan **Responsable:** Gerente **Evidencia o decisión:** Resultado del puesto, compañero de apoyo, primera reunión, procedimientos vigentes y fechas de revisión acordados. ### Antes de practicar · comprobar accesos aprobados **Responsable:** Administrador de accesos y participante **Evidencia o decisión:** La persona abre el espacio de prueba permitido. Cada solicitud pendiente tiene responsable; no se comparten contraseñas ni se conceden permisos innecesarios. ### Primer día · encontrar personas e instrucciones **Responsable:** Gerente y participante **Evidencia o decisión:** La persona localiza HND-014 vigente, quién lo mantiene, el receptor y el canal de consulta. ### Primera semana · aprender la versión asignada **Responsable:** Instructor y participante **Evidencia o decisión:** Registrar la versión estudiada y explicar la decisión del traspaso. La confirmación de lectura o el cuestionario se conservan aparte de la práctica observada. ### Primera semana · practicar el caso normal **Responsable:** Participante, observado por el instructor **Evidencia o decisión:** Cuenta Demo 104 tiene contacto y alcance confirmados, receptor identificado, siguiente acción y recepción explícita. ### Primera semana · practicar la excepción **Responsable:** Participante y responsable del procedimiento **Evidencia o decisión:** En Cuenta Demo 105, detectar el contacto ausente, mantener abierto el traspaso y registrar responsable y seguimiento. ### Antes de trabajar sin supervisión · revisar evidencias **Responsable:** Gerente **Evidencia o decisión:** Comparar ambos registros con los criterios acordados. Indicar qué puede continuar, límites, pendientes y apoyo adicional. ### Tras la primera tarea con apoyo · mejorar el plan **Responsable:** Gerente, participante y responsable del procedimiento **Evidencia o decisión:** Comentar instrucciones poco claras, asignar correcciones y fijar la siguiente revisión. Conservar el contexto original de práctica y formación. ## Primer día: encuentra instrucciones y apoyo Muestra dónde encontrar el procedimiento vigente y cómo identificar a quien lo mantiene. Pide a la persona que localice al receptor y explique el resultado esperado. Presenta al compañero de apoyo y acuerda un canal de consulta y una reunión de seguimiento. En remoto, comprueba que esa ruta funciona desde el entorno autorizado antes de practicar. ### Si falta un acceso o el revisor no está disponible Registra el bloqueo y quién lo resuelve. Asigna otra actividad de prueba adecuada o cambia la fecha de revisión. No uses la cuenta de otra persona, omitas una aprobación ni des por cumplido el requisito que falta. Si el receptor no puede aceptar un traspaso, mantenlo abierto hasta resolver la excepción del procedimiento. ## Primera semana: practica el caso normal y una excepción Entrega HND-014 versión 1.2 y dos registros ficticios. La tarea consiste en preparar y entregar un expediente administrativo de cuenta. No autoriza compromisos comerciales ni mensajes a clientes reales. Primero el instructor demuestra la decisión; después observa a la persona utilizar las instrucciones. 1. Comprueba cuenta, referencia de contacto y alcance acordado en la fuente de prueba. Detecta lo que falta antes del traspaso. 2. Identifica al receptor y registra una siguiente acción concreta con su momento de seguimiento acordado. 3. Pide al receptor designado que confirme la recepción en el registro de práctica. Mantén abierto lo pendiente e indica quién lo resuelve. 4. Revisad juntos el registro. Pide a la persona que explique qué haría si faltara el contacto o no estuviera disponible el receptor. ### Dos registros ficticios de práctica completados #### Cuenta Demo 104 · caso normal - **Participantes:** Avery, participante; Morgan, instructor; Jules, receptor. - **Trabajo registrado:** CONTACT-104 y alcance confirmados. Siguiente acción: Jules revisa el resumen de inicio preparado en la próxima revisión de práctica acordada. - **Recepción:** Jules confirma cuenta, alcance y siguiente acción en el registro de prueba. - **Resultado observado:** Constan todas las comprobaciones del caso normal. Una práctica no autoriza cualquier responsabilidad. #### Cuenta Demo 105 · falta el contacto - **Observación inicial:** La fuente no contiene contacto. Avery deja pendiente el traspaso y asigna la duda a Eli, responsable del procedimiento. - **Seguimiento:** En el momento acordado, Eli facilita CONTACT-105 ficticio. Avery vuelve a comprobar la fuente y Jules acepta la recepción. - **Registro conservado:** Se mantienen bloqueo inicial, responsable, corrección y recepción posterior. - **Resultado observado:** La excepción se resuelve antes de cerrar. Nada se registró como aceptado mientras faltaba la referencia necesaria. ## Comprueba la preparación con un resultado observable Acuerda los criterios antes de practicar. Una lista o un cuestionario completados ayudan a conversar; el gerente todavía observa la tarea y escucha las dudas. Utiliza evidencias pertinentes para el puesto y explica el alcance de la decisión. - Encontrar el procedimiento vigente y explicar quién lo mantiene. - Producir las evidencias del caso normal e identificar al receptor. - Detectar información ausente y seguir la excepción sin inventar un resultado completo. - Explicar la siguiente acción, los pendientes y cómo pedir ayuda. ### Revisión ficticia de preparación - **Referencia de revisión:** ONB-001 / Avery / primera revisión de práctica - **Evidencias consultadas:** Registro de aprendizaje de HND-014 v1.2; notas y recepción de las Cuentas Demo 104 y 105. - **Decisión de Morgan, gerente en este ejemplo:** Continuar con un traspaso administrativo supervisado. Los criterios se demostraron en las pruebas; otras responsabilidades quedan fuera de esta decisión. - **Apoyo y siguiente revisión:** Compañero disponible para la primera tarea; el gerente revisa su registro antes de ampliar responsabilidades. - **Comentarios del participante:** La instrucción inicial no aclaraba dónde registrar la falta de contacto. Eli se encarga de la aclaración. ## Responde a las dudas y los cambios del procedimiento El responsable revisa la corrección antes de publicarla. Si HND-014 pasa de la versión 1.2 a la 1.3 durante la incorporación, registra el cambio y decide si corresponde explicarlo, repetir una práctica o asignar otra formación. Conserva el contexto original de la asignación y del intento anteriores. No cambies su etiqueta para aparentar que se usaron las instrucciones nuevas. En SOPFlow, la formación asignada conserva una instantánea del procedimiento y su referencia de versión; el intento registra su resultado. Una ejecución independiente recoge la tarea concreta. Combina estos registros con la revisión práctica del gerente. Los registros del producto no demuestran automáticamente preparación para todas las funciones del puesto. ## Mantén el plan y descarga el ejemplo Revisa el plan tras una incorporación y cuando cambien puesto, herramientas o instrucciones de apoyo. Registra duda, responsable y próxima revisión, en lugar de limitarte a alargar la lista. Distingue bienvenida general, aprendizaje del puesto y prácticas individuales. ## Plan de incorporación y registro de revisión en blanco - **Puesto y primera responsabilidad permitida:** __________ - **Referencia del participante:** __________ - **Gerente, compañero y responsable del procedimiento:** __________ - **Procedimientos y versiones:** __________ - **Tarea, responsable que resuelve y fecha acordada:** __________ - **Evidencia de finalización o bloqueo:** __________ - **Observación del caso normal:** __________ - **Observación del caso de excepción:** __________ - **Decisión del gerente, alcance y apoyo:** __________ - **Duda del participante y responsable de corregirla:** __________ - **Siguiente revisión:** __________ https://sopflow.io/es/blog/employee-onboarding-sop/