Consulta la norma aplicable
ISO 9001:2015 trata la información documentada en la cláusula 7.5. La guía pública de ISO explica que cada organización determina la información necesaria para su sistema de calidad y puede usar distintos medios. Consulta la norma aplicable y tus requisitos. Este artículo es una ayuda práctica.
Identifica las instrucciones vigentes
Usa un identificador estable, título, versión y responsable. Comprueba si alguien encuentra las instrucciones sin preguntar al autor. En SOPFlow, revisa la vista publicada y el borrador.
Registra la decisión
Define quién revisa y aprueba. Relaciona la decisión con la versión y explica los cambios. Evalúa la formación relacionada. Un estado guardado no demuestra por sí solo la corrección técnica.
Gestiona acceso y copias
Comprueba quién edita, aprueba, lee y comparte. Define cómo sustituir copias antiguas. Actualizar la aplicación no modifica automáticamente un PDF descargado.
Define la retención
Documenta qué conservar, durante cuánto tiempo, quién recupera los registros y cómo se eliminan. Basa las decisiones en tu sistema de calidad, contratos y obligaciones, no solo en los valores del software.
Prueba las evidencias
Sigue un procedimiento desde su responsable hasta una versión, aprobación y formación o ejecución. SOPFlow puede ayudar. La certificación depende del sistema de calidad; instalar el software no certifica ni garantiza una auditoría.
Fuentes oficiales
SOP Recorder · Comparar planes
Lista práctica de controles y evidencia
Usa esta lista para revisar el control documental con la persona responsable del sistema de calidad. Es un ejemplo de implementación; no sustituye la norma aplicable ni una evaluación de certificación.
| Pregunta de control | Evidencia de ejemplo |
|---|---|
| ¿Se identifica la instrucción aplicable? | ID, revisión, alcance y vigencia actuales, accesibles desde el punto habitual de trabajo. |
| ¿Quién revisó el cambio? | Decisión fechada de un revisor autorizado, nota de cambio y dudas resueltas. |
| ¿Qué ocurrió con la versión anterior? | Contexto histórico conservado y distinción clara entre instrucciones sustituidas y trabajo actual. |
| ¿Las personas adecuadas acceden a los registros? | Prueba real de acceso y reglas de conservación y recuperación; una etiqueta de función no basta. |
Antes de usar el ejemplo
- Sigue un procedimiento desde el borrador hasta un registro de ejemplo completado y anota los vínculos faltantes.
- El profesional de calidad responsable debe evaluar controles, alcance, requisitos y obligaciones contractuales.
Continuar con una tarea relacionada
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