Separa el borrador de las instrucciones vigentes
El lector necesita saber qué instrucciones están vigentes. El editor necesita espacio para mejorarlas. Mantén separadas ambas vistas para que un cambio incompleto no se convierta por accidente en la referencia del equipo. Un nombre como “FINAL-v3” no sustituye una versión publicada identificable.
Define la revisión antes de publicar
Decide quién prepara los cambios, quién los revisa y quién puede publicarlos. En SOPFlow, un procedimiento pasa por borrador, revisión, aprobación y estado activo. La política de revisión y la configuración del espacio determinan requisitos como la elegibilidad del revisor y la aprobación independiente. Comprueba que se ajusten a tu proceso.
Una decisión registra lo aprobado, pero no demuestra que las instrucciones sean correctas. Revisa requisitos, excepciones, material enlazado y comprobaciones antes de activar una versión.
Registra también las correcciones pequeñas
Crea un borrador cuando deban cambiar las instrucciones publicadas, incluso para corregir un enlace o una errata. Un cambio pequeño puede afectar la ejecución. Describe la modificación y aplica la revisión exigida para ese procedimiento. No edites una versión publicada directamente solo porque el cambio parezca menor.
Relaciona los cambios con la formación y las ejecuciones
Publicar una versión no significa que el trabajo anterior la haya utilizado. Las sesiones de formación y las ejecuciones existentes conservan su contexto. Decide si el cambio requiere otra asignación, una nueva ejecución o una comunicación al equipo. Comprueba por separado las copias impresas y exportadas.
Define revisiones según el proceso
Elige la frecuencia según el riesgo, los cambios y tus obligaciones. Una herramienta nueva, una incidencia o un cambio de responsabilidades pueden adelantar la revisión. No hay un intervalo único adecuado para todos los procedimientos.
Sigue el rastro de un cambio real
Empieza por el lector publicado, encuentra las notas y la decisión de revisión e inspecciona un registro de formación o ejecución relacionado. Confirma que el responsable pueda identificar la versión utilizada y explicar la siguiente acción. Conserva el historial según la política de tu organización.
Conserva el motivo del cambio, la decisión del revisor, el contexto de publicación y la decisión formativa. Enlaza estos registros desde el registro de revisión, sin copiar una fecha de finalización antigua a la nueva versión. Comprueba también las copias impresas y las referencias externas.
Elige la frecuencia y descarga el registro de revisión.
Consulta el registro que corresponde al trabajo
En este ejemplo ficticio, la versión 1.1 de CS-001 añade la aceptación del receptor. Las etiquetas siguientes son referencias ilustrativas para una prueba, no identificadores exportados del espacio de un cliente. Comprueba la versión y la decisión de cada registro.
| Registro que consultar | Versión o contexto | Decisión que verificar |
|---|---|---|
| Procedimiento publicado antes del cambio | CS-001 v1.0 | Los lectores y el trabajo nuevo usan las instrucciones publicadas aplicables mientras se prepara la versión 1.1. |
| Revisión del cambio propuesto | Borrador 1.1 y contenido enviado a revisión | El revisor elegible comprueba la aceptación y la excepción por ausencia. Aprobar y publicar son decisiones separadas. |
| Registro de aprendizaje completado | La capacitación T-001 conserva su contexto de la versión 1.0 | Conserva el contenido que recibió la persona. Decide si el cambio requiere otra asignación o práctica. |
| Registro de trabajo anterior | La ejecución R-001 conserva su contexto de la versión 1.0 | Consulta sus pasos y evidencias. Evalúa por separado los casos activos cuando cambien las instrucciones. |
| Trabajo nuevo tras publicar | La versión activa aplicable es la 1.1 | Comprueba la versión al iniciar la siguiente ejecución y el contenido previsto antes de asignar capacitación actualizada. |
Antes de usar el ejemplo
- Revisa el trabajo en curso por separado y decide cómo aplicar el cambio en cada caso activo.
- Una corrección ortográfica también sigue el proceso de borrador y revisión; documenta por qué no requiere repetir la capacitación.
- Si un registro anterior no tiene una versión o contenido de origen claro, conserva esa duda en lugar de deducirlo del procedimiento actual.
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