Una plantilla para una tarea repetible
Usa esta estructura para explicar qué debe ocurrir, quién es responsable y cómo comprobar el resultado. Adapta la plantilla editable a un proceso real y pruébala con quienes realizan el trabajo.
Plantilla SOP para completar
Descargas gratuitas. Elige Word para un documento, Excel para pasos en filas, PDF para imprimir o Markdown para texto.
1. Propósito, alcance e inicio
Define el resultado esperado y cuándo comienza el procedimiento. Explica qué incluye y qué requiere otro procedimiento. En una solicitud de proveedor, el resultado puede ser una petición completa enviada al revisor correcto, con los datos que faltan devueltos al responsable.
2. Responsables y funciones
Nombra al equipo que mantiene el procedimiento, los roles de cada fase y las personas autorizadas para revisar y aprobar cambios. Identifica quién recibe cada entrega. Configura los permisos por separado; una responsabilidad escrita no concede acceso al sistema.
3. Requisitos y materiales
Enumera sistemas, permisos, información, herramientas y referencias necesarias antes del primer paso. Explica qué hacer si falta algo. Enlaza las referencias mantenidas por otros equipos en lugar de copiar sus instrucciones.
4. Pasos y decisiones
Escribe acciones directas en orden lógico. Agrupa pasos en fases e indica los cambios de responsabilidad. Añade decisiones y el resultado esperado de acciones importantes. Usa capturas cuando aclaren la tarea, con datos de ejemplo y revisión de información sensible.
5. Comprobaciones y excepciones
Define cómo verificar el resultado, qué evidencia registrar y cuándo detenerse o pedir ayuda. En SOPFlow, una ejecución puede guardar respuestas y evidencias del trabajo realizado. El tablero de edición no es un registro de finalización.
6. Versión, revisión y mantenimiento
Identifica la versión vigente, la decisión de revisión, la fecha de vigencia y el responsable del mantenimiento. Explica los cambios y elige una frecuencia de revisión según el proceso. SOPFlow registra versiones y revisiones, pero las personas deben aportar contexto correcto y seguir la política configurada.
Prueba la plantilla antes de ampliarla
Complétala para una tarea. Pide a un compañero que la siga, anota las dudas y revisa antes de publicar. Una plantilla organiza instrucciones; no demuestra que el procedimiento sea completo, seguro o adecuado para cualquier situación.
Para mantener las instrucciones con tu equipo, prueba el software gratuito de SOPs de SOPFlow. El plan incluye herramientas de IA y exportación a PDF, con límites de usuarios, procedimientos y uso semanal de IA. Consulta qué incluye antes de ampliar tu biblioteca.
Utiliza SOPFlow AI para convertir tus notas en un primer borrador estructurado o revisar un SOP en busca de posibles carencias. Pide al responsable del proceso que verifique los pasos, las responsabilidades y las excepciones antes de publicar.
Elige Word, Excel, PDF o Markdown
Descarga la plantilla vacía en Word, Excel, PDF o Markdown sin registrarte. Usa Word para editar un documento, Excel para organizar pasos en filas, PDF para imprimir o Markdown para trabajar con texto. El ejemplo completo de entrega de cliente de abajo está disponible en Word, PDF y Markdown.
Puedes subir el archivo Word a tu propio Google Drive y abrirlo con Google Docs. Esta página no ofrece una plantilla nativa de Google Docs publicada para copiar. Revisa la maquetación tras importarlo, en particular las casillas y los saltos de página. Mantén una fuente principal para evitar que distintas copias diverjan.
En Excel, completa la hoja POE con propósito, alcance, datos de control y revisión. Utiliza Pasos para acciones, funciones responsables, resultados, evidencias y excepciones. Añade filas según la tarea, prueba el borrador y registra las decisiones de revisión manualmente.
Completa los datos de control de la entrega
El ejemplo siguiente es CS-001, versión 1.0, mantenido por el equipo de atención al cliente. Comienza cuando Ventas marca una cuenta ficticia como lista para incorporarse. Termina cuando el receptor acepta una siguiente acción, no al enviar un mensaje. Son decisiones ilustrativas que debes adaptar; no constituyen una política aprobada para tu empresa.
Añade el revisor real, la fecha de vigencia y la referencia del procedimiento. Decide quién puede aceptar una excepción, dónde se guarda la evidencia y quién sustituye a un receptor ausente. 'Asigna un responsable' resulta insuficiente si la persona que sigue las instrucciones no sabe qué función puede recibir el trabajo.
Redacta primero el caso normal y después los casos sin contacto y sin receptor disponible. Explica dónde se detiene el trabajo, a quién se consulta y qué se registra. No incluyas información real de clientes en una muestra pública.
Prueba la plantilla antes de aprobar el procedimiento
Pide a una persona que no haya redactado el borrador que lo siga en un entorno de práctica adecuado. Facilita la información inicial, el acceso y el resultado esperado; observa dónde necesita ayuda. Registra la versión probada y las correcciones para que el responsable pueda revisarlas.
En la entrega, comprueba que el receptor abre la ficha, entiende el alcance e identifica la siguiente acción y su fecha. Repite con un contacto ausente y un receptor no disponible. Una casilla marcada solo resulta útil si su criterio explica qué se ha comprobado. Termina la prueba cuando se hayan resuelto las dudas.
Define cuándo revisar y conserva la decisión
El plazo de revisión depende de cómo pueda cambiar la tarea. Un nuevo campo de CRM, una función receptora distinta o una entrega fallida pueden adelantarla. Decide quién detecta esos cambios y quién aprueba la corrección. Un recordatorio de calendario no garantiza que las instrucciones sean correctas.
Registra procedimiento, versión, motivo, hallazgos, decisión, revisor y siguiente acción. Si el cambio afecta al trabajo, identifica quién necesita instrucciones actualizadas o práctica adicional. Conserva las referencias anteriores según las reglas de tu organización.
Lleva el texto comprobado a SOPFlow
Crea un espacio gratuito si necesitas un lugar mantenido para las instrucciones. Copia el texto relevante al importador de texto con IA o construye el procedimiento manualmente. Comprueba títulos, pasos, enlaces, imágenes y responsables después. Copiar las palabras no traslada toda la maquetación ni el historial del documento.
Free incluye tres usuarios, cinco SOP, exportación a PDF y 50.000 tokens de IA semanales compartidos. La redacción y el procesamiento de grabaciones consumen la misma cuota. Crear o importar un borrador no lo publica. Los archivos se pueden usar sin cuenta y esta página no ofrece una integración para abrir la plantilla en el producto con un clic.
Si necesitas instrucciones cumplimentadas antes de adaptar la plantilla, consulta cuatro ejemplos de POE con pasos, excepciones y registros.
Ejemplo completo: entrega de un cliente
Procedimiento ilustrativo CS-001, versión 1.0. El equipo de Éxito del Cliente mantiene el proceso. Comienza cuando Ventas marca una cuenta ficticia como lista para incorporación. Termina cuando el responsable receptor confirma la siguiente acción. No representa resultados de un cliente.
| Paso y función | Acción | Evidencia o excepción |
|---|---|---|
| 1. Coordinador de Ventas | Verifica empresa, contacto principal, alcance acordado y compromisos pendientes. | Registra el ID de origen. Si falta contacto o alcance, devuelve el caso a Ventas. |
| 2. Líder de Éxito del Cliente | Selecciona un responsable disponible y confirma que acepta la entrega. | Registra responsable y aceptación. Si no está disponible, conserva el caso abierto y escálalo al líder. |
| 3. Responsable receptor | Registra siguiente acción, fecha límite y preguntas pendientes. | Ejemplo: Cuenta Demo 104; responsable líder de servicio; acción llamada de bienvenida; fecha 18 de septiembre. |
| 4. Coordinador de Ventas | Revisa el resumen y confirma que el receptor puede consultarlo. | Cierra solo cuando consten alcance, contacto, responsable y siguiente acción. Enviar un mensaje no equivale a aceptación. |
Antes de usar el ejemplo
- Requisitos: acceso al registro y al alcance acordado; usa datos ficticios durante la prueba.
- Historial: la versión 1.0 establece la comprobación de aceptación. El propietario define fecha de vigencia y revisor antes de usarla.
- Prueba también los casos de contacto ausente y responsable no disponible.
Ejemplo completo de entrega de cliente
Descargas gratuitas. El archivo Word se puede editar en Word o importar a Google Docs.
Plantilla SOP para completar
Descargas gratuitas. Elige Word para un documento, Excel para pasos en filas, PDF para imprimir o Markdown para texto.
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